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Politique et procédures

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Politique et procédures 2017-11-22T14:05:49+00:00

PROCÉDURE DISCIPLINAIRE

  1. BUT ET STATUT
    • La procédure disciplinaire décrite ci-dessous s'applique à tous les employés qui ont terminé leur période de service probatoire. Il est conçu pour s'assurer que les employés sont traités de manière équitable et cohérente en ce qui concerne les questions disciplinaires et autres touchant leur travail au sein de la Société.
    • Cette procédure disciplinaire est uniquement conçue comme une déclaration de politique et des directives de gestion. Il ne fait pas partie de contrats de travail individuels et n'a pas d'effet contractuel ou autre effet juridique. La Société se réserve le droit de ne pas suivre cette procédure si elle le juge approprié.
  2. PRINCIPES GÉNÉRAUX
    • Lorsque le rendement de l'employé est en cause, il sera habituellement traité conformément à la procédure de rendement de la Société (à moins que le rendement insatisfaisant ne soit tel que la Société considère qu'il serait plus approprié de le traiter selon cette procédure).
    • Aucune mesure disciplinaire ne sera prise contre un employé tant que l'affaire n'aura pas fait l'objet d'une enquête approfondie. L'enquête sera terminée dès que possible dans les circonstances.
    • Les employés recevront normalement un tel préavis écrit d'une réunion disciplinaire qui est raisonnablement possible dans les circonstances. Cela comprendra, le cas échéant, la réception par un employé de documents ou d'informations sous toute autre forme, qui seront mentionnés par la Société lors de la réunion disciplinaire.
    • Dans des circonstances appropriées, la Société se réserve le droit de suspendre un salarié dans le cadre de son enquête, auquel cas le salarié recevra la totalité du salaire et des avantages sociaux pendant la durée de sa suspension.
    • À chaque étape de la procédure, l'employé sera informé de la nature de la plainte déposée contre lui et aura l'occasion d'exposer sa cause avant qu'une décision ne soit prise.
    • Les employés doivent prendre toutes les mesures raisonnables pour assister aux réunions disciplinaires. Cependant, l'employé doit aviser la Compagnie sans délai s'il est dans l'impossibilité d'assister à une réunion et une autre réunion sera organisée dans les (habituellement) 5 jours de la date initialement proposée pour la réunion.
    • Les employés peuvent être accompagnés aux réunions disciplinaires et à tout appel, s’ils le souhaitent, par un collègue de travail de leur choix (à condition que la présence de ce collègue ne porte pas préjudice à l’audience ou si ce collègue est susceptible d’être en conflit d’intérêts), ou de manière appropriée. responsable syndical qualifié. Si la personne proposée par l’employé est incapable d’assister à la réunion à l’heure prévue, il aura le droit de proposer une autre heure, à condition qu’elle soit à la fois raisonnable et qu'elle se situe dans les jours 5 qui suivent la date proposée à l’origine pour la réunion. Pendant la réunion, la personne accompagnant l'employé peut consulter l'employé et s'adresser à l'assemblée, mais ne peut pas répondre aux questions au nom de l'employé.
    • Le cas échéant, de l'aide et des conseils seront fournis à l'employé pour lui permettre d'atteindre les normes de conduite et / ou de présence requises.
    • Les avertissements donnent normalement des détails sur la ou les plaintes, les améliorations requises et le délai, ainsi que pour informer l'employé des conséquences de l'échec à améliorer la conduite à des normes acceptables.
    • Tous les avertissements resteront indéfiniment dans le dossier personnel d'un employé. Toutefois, sous réserve d'une conduite satisfaisante, les avertissements verbaux ne seront plus pris en compte pour des raisons disciplinaires après une période de [6] mois et les avertissements écrits après une période de [12] mois [(18 mois dans le cas d'un avertissement écrit final)] de la date de la lettre / note de service confirmant l'avertissement. Ces périodes continueront de s'appliquer lorsqu'un délai d'amélioration spécifié dans la lettre d'avertissement expire avant le délai indiqué dans le présent paragraphe.
    • À chaque étape de la procédure, la Société informera l'employé de ses droits de recours contre la sanction disciplinaire imposée. Si de nouvelles preuves apparaissent au cours de l'appel, l'employé aura l'occasion de commenter avant que la décision finale ne soit prise.
  3. ÉTAPES DE LA PROCÉDURE

Dans un premier temps, les fautes ou les sujets de préoccupation mineurs seront traités de manière informelle au moyen d'un avertissement verbal informel et / ou d'un conseil, le cas échéant. Après avoir établi les faits, la Compagnie peut considérer qu'il n'est pas nécessaire de recourir à la procédure formelle, et qu'il suffit de discuter de la question avec l'employé. Une note de l'avertissement informel sera conservée dans le dossier personnel de l'employé. Le but d'un avertissement écrit informel est de fournir une possibilité d'amélioration de la situation à corriger sans que la procédure ne soit nécessaire. Cependant, lorsque la question est plus sérieuse, les étapes de la procédure décrites ci-dessous seront normalement suivies.

La procédure comporte trois étapes. La Société peut toutefois engager la procédure à tout moment, ou étape de saut, en fonction des circonstances de l’affaire et de la gravité de la faute ou de la mauvaise performance.

  • Stage 1 - Avertissement verbal formel

En cas de manquement mineur à la discipline ou d'inconduite, ou si l'employé n'a pas réussi à améliorer ou à remédier aux problèmes identifiés lors d'un avertissement verbal informel, un avertissement verbal officiel sera envoyé à l'employé, qui fera référence à l'inconduite et aux conséquences possibles de: toute répétition ou tout échec d'amélioration dans un délai déterminé. Une note de l'avertissement verbal sera inscrite dans le dossier personnel de l'employé et une copie lui sera fournie.

  • Stage 2 - Premier avertissement écrit

En cas d'inconduite plus grave ou plus grave, un premier avertissement écrit est normalement envoyé à l'employé. Cela indiquera la raison de l'avertissement et donnera un délai d'amélioration, y compris toute action requise de la part de l'employé pour remédier à la situation. L'employé sera informé des conséquences de tout manquement à l'amélioration de sa conduite. Une copie de cet avertissement écrit sera également conservée dans le dossier personnel de l'employé.

  • Stage 3 - Dernier avertissement écrit

Si, après un ou plusieurs avertissements précédents, il existe une nouvelle faute ou un manquement à l’amélioration des normes, ou si la faute est suffisamment grave pour justifier un seul avertissement écrit (mais ne justifierait pas le renvoi), un dernier avertissement écrit sera envoyé au employé. Cela indiquera la raison de l'avertissement et donnera un délai d'amélioration, y compris toute action requise de la part de l'employé pour remédier à la situation. Il inclura également une déclaration selon laquelle le congédiement peut entraîner une incapacité à améliorer la conduite. Une copie du dernier avertissement écrit sera conservée dans le dossier personnel de l'employé.

  • Stage 4 - Licenciement

Si la conduite demeure insatisfaisante et que l'employé ne parvient toujours pas à atteindre les normes prescrites, ou si la conduite est suffisamment grave pour le justifier, il en résultera normalement un congédiement. L'employé reçoit, dès que cela est raisonnablement possible, une confirmation écrite du licenciement et la date à laquelle l'emploi a pris fin ou prendra fin.

  1. RÉSUMÉ DE LICENCIEMENT

La Société ne licenciera un employé de manière sommaire qu'en cas de faute grave ou de tout autre manquement grave aux règles de la Société ou au contrat de travail. Le renvoi sans préavis est un renvoi sans préavis; avant de décider de cette ligne de conduite, la Société mènera généralement une enquête et tiendra une audience disciplinaire avec l'employé.

  1. EXEMPLES DE CONDUITE QUI FERA LE PROCESSUS DISCIPLINAIRE
    • Inconduite

Vous trouverez ci-dessous des exemples de types d'inconduite pouvant entraîner des avertissements verbaux ou écrits. Ces exemples sont fournis à titre indicatif uniquement et ne doivent pas être considérés comme exhaustifs.

Les exemples d'inconduite mineure peuvent inclure des retards occasionnels, des erreurs de travail mineures, des manquements mineurs aux obligations en matière de santé et de sécurité, une perte de temps, un manque de diligence, le non-respect d'instructions raisonnables et une conduite générale insatisfaisante, y compris un comportement inapproprié avec des collègues. Une inconduite mineure répétée de ce type peut être traitée comme une inconduite plus grave.

Exemples d'inconduite plus grave: retards persistants et longues périodes d'absence non autorisée, erreurs de travail persistantes ou graves, manque persistant de diligence, manquement persistant à des instructions raisonnables, violations répétées ou plus graves des obligations en matière de santé et de sécurité, discrimination fondée sur le sexe, la race, etc., le harcèlement d'un autre employé, l'utilisation d'un langage injurieux, la violation de la politique d'utilisation d'Internet et d'Internet et l'omission de répondre adéquatement à un avertissement verbal.

  • Inconduite grossière

Exemples d'inconduite grave: fraude, vol ou malhonnêteté, contravention aux obligations en matière de santé et de sécurité afin de mettre autrui en péril, violation de la confidentialité, divulgation non autorisée des renseignements sur les clients [y compris, sans s'y limiter, [indiquer les préoccupations particulières]) ], être sous l'influence de boissons ou de drogues pendant les heures de travail, comportement violent ou abusif, dommages délibérés aux biens de la Société (ou employés, clients ou visiteurs), altérer les systèmes de la Société ou charger ou utiliser les logiciels de la Société qui n'a pas été spécifiquement autorisé pour une telle utilisation.

  1. APPELS
    • À tout stade de la procédure (y compris le licenciement), un employé a le droit de faire appel de la décision disciplinaire. L'employé doit informer par écrit le [responsable des ressources humaines] dans les jours ouvrables 7 de la notification de la décision disciplinaire exposant les motifs de l'appel. Tous les appels seront traités dès que possible dans les circonstances. Comme lors des auditions antérieures, l'employé peut être accompagné d'un collègue (ou d'un responsable syndical).
    • Dans la mesure du possible, l'appel sera entendu par un supérieur hiérarchique supérieur à celui qui aurait décidé de prendre la mesure disciplinaire. Leur décision sera définitive au sein de la société.
    • La Compagnie confirmera par écrit à l'employé les résultats de l'appel et indiquera les motifs de la décision prise, dès que possible après que l'appel aura été entendu.
    • Lorsque la société a pris la décision de licencier un employé, le licenciement prend tout de même effet lorsque l'employé souhaite faire appel. En cas d'échec de l'appel contre le licenciement, la date de prise d'effet du licenciement est considérée comme la date à laquelle l'employé a été licencié à l'origine. Si l'appel aboutit, l'employé sera réintégré dans ses fonctions et son salaire et ses avantages sociaux seront rétroactifs à la date du congédiement.

PROCÉDURE DE GRIEF

POLITIQUE

La politique de la Société est que tous les employés doivent:

  1. Être autorisé à faire traiter rapidement et équitablement tout grief relatif à son emploi par un gestionnaire approprié.
  2. Avoir le droit d'interjeter appel auprès d'un cadre supérieur contre une décision prise à l'égard de leur grief.
  3. Avoir le droit d'être accompagné par un collègue de travail de son choix (à condition que la présence de ce collègue ne soit pas préjudiciable à l'audience ou lorsqu'un tel collègue peut être en conflit d'intérêts), ou un responsable syndical dûment qualifié. Si la personne proposée par l'employé n'est pas en mesure d'assister à la réunion à l'heure prévue, l'employé aura le droit de proposer une autre heure, à condition qu'elle soit raisonnable et qu'elle tombe dans les 5 jours de la date initialement proposée pour la réunion.

PROCÉDURE

Le but de cette procédure est de régler tout grief soulevé de manière juste et rapide. Les principales étapes sont:

  1. Il est prévu que la majorité des griefs de routine peuvent être résolus sur une base informelle. Par conséquent, le grief devrait d'abord être discuté avec le gestionnaire immédiat de l'employé qui enquêtera sur l'affaire dans le but de résoudre le problème sur une base informelle.
  2. S'il n'est pas approprié de soulever la question de façon informelle, ou si l'employé ne reçoit pas un résultat satisfaisant, le grief doit être fait par écrit au [directeur des ressources humaines] en fournissant tous les détails.
  3. Le [gestionnaire des ressources humaines] fera en sorte que le grief fasse l'objet d'une enquête et fera en sorte qu'une audience soit tenue par un gestionnaire compétent. L'audience aura normalement lieu dans les [dix] jours ouvrables suivant la réception du grief écrit, bien qu'il puisse être nécessaire de prolonger cette audience en fonction de la durée de l'enquête et de la disponibilité du gestionnaire approprié.
  4. Les employés doivent prendre toutes les mesures raisonnables pour assister aux réunions disciplinaires. Cependant, l'employé doit aviser la Compagnie sans délai s'il est dans l'impossibilité d'assister à une réunion et une autre réunion sera organisée dans les (habituellement) 5 jours de la date initialement proposée pour la réunion.
  5. Pendant l'audience, la personne qui accompagne l'employé peut consulter l'employé et prendre la parole à l'audience, mais ne peut répondre à la question au nom de l'employé.
  6. Après l'audience, une réponse écrite sera donnée à l'employé, normalement dans [cinq] jours ouvrables.
  7. Si l'employé n'est pas satisfait de la réponse, il peut faire appel par écrit auprès du [responsable des ressources humaines] en fournissant tous les détails. Le [responsable des ressources humaines] fera en sorte qu'une audience supplémentaire soit conduite par un responsable plus haut placé que le responsable responsable de la décision initiale. Leur décision sera finale et sans appel.
  8. Après l'audience, une réponse écrite sera donnée à l'employé, normalement dans [cinq] jours ouvrables.
  9. Si l'employé souhaite déposer un grief après la fin de son emploi, la Compagnie et l'employé peuvent passer par l'audience et en appeler une partie de la procédure, ou les parties peuvent s'entendre pour régler les questions sur la base d'un grief écrit et d'une réponse (sans audience). Les parties discuteront de l'option la plus facile à ce moment-là.

GÉNÉRALITÉS

  1. En tout temps, la procédure sera menée à titre confidentiel et tous les documents produits dans le cadre de la mise en œuvre de la procédure resteront confidentiels.
  2. Dans le cas où il n'est pas possible de traiter la question conformément aux délais indiqués ci-dessus, l'employé en sera informé le plus tôt possible.
  3. Cette procédure de règlement des griefs est uniquement destinée à énoncer une politique et des directives de gestion. Il ne fait pas partie de contrats de travail individuels et n'a pas d'effet contractuel ou autre effet juridique. La Société se réserve le droit de ne pas suivre cette procédure si elle le juge approprié.

L'IAPPR s'engage à l'égalité des chances en matière d'emploi, de prestation de services et d'utilisation des biens. Il est reconnu que dans notre société, les groupes et individus ont été et continuent d'être discriminés sur la base de l'âge, du handicap, du changement de sexe, du mariage ou du partenariat civil, de la grossesse et de la maternité, de la race, de la religion ou des convictions. .

L'IAPPR s'engage à fournir un environnement de travail permettant aux employés de réaliser leur plein potentiel et de contribuer au succès de leur entreprise quel que soit leur âge, handicap, changement de sexe, mariage ou partenariat civil, grossesse et maternité, race, religion ou convictions, sexe ou orientation sexuelle. C'est une valeur d'emploi clé à laquelle tous les employés sont censés apporter leur soutien.

Afin de créer les conditions dans lesquelles cet objectif peut être atteint, l'IAPPR s'engage à promouvoir une véritable égalité des chances dans toute l'organisation. L'IAPPR attend des employés qu'ils soutiennent cet engagement et aident à sa réalisation par tous les moyens possibles.

L'IAPPR vise notamment à garantir qu'aucun employé ou candidat ne fasse l'objet d'une discrimination illégale fondée sur l'âge, le handicap, le changement de sexe, le mariage ou le partenariat civil, la grossesse et la maternité, la race, la religion ou les convictions. Cet engagement s'applique à tous les aspects de l'emploi, notamment:

  • le recrutement et la sélection, y compris les publicités, les descriptions de poste, les entretiens et les procédures de sélection;
  • entraînement;
  • opportunités de promotion et de développement de carrière;
  • les conditions d'emploi et l'accès aux avantages et facilités liés à l'emploi;
  • traitement des griefs et application de procédures disciplinaires; et
  • sélection pour redondance.

La pratique de l'égalité des chances se développe constamment à mesure que les attitudes sociales et la législation changent. L'IAPPR surveillera ses politiques et mettra en œuvre des changements là où ceux-ci pourraient améliorer l'égalité des chances. Cet engagement s'applique à toutes les politiques et procédures de l'IAPPR en matière d'emploi, et pas seulement à celles spécifiquement liées à l'égalité des chances.

L'engagement de l'IAPPR en faveur de l'égalité des chances reflète ses objectifs caritatifs et sa mission historique et actuelle auprès de ceux qui en ont besoin.

Le but de cette politique d'égalité des chances est de s'assurer qu'aucun demandeur d'emploi, employé, bénévole ou utilisateur de services ne bénéficie d'un traitement moins favorable que les autres pour les raisons énoncées ci-dessus.

L'IAPPR s'engage à prendre des mesures positives pour offrir une véritable égalité des chances afin de permettre à l'organisation d'utiliser pleinement et efficacement ses effectifs et de fournir un service de haute qualité aux utilisateurs.

La politique et sa mise en œuvre seront régulièrement revues pour assurer son efficacité.

Procédure d'emploi

L'IAPPR promouvra activement l'égalité des chances par la mise en place de politiques de l'emploi (dont des copies intégrales sont disponibles dans leManuel des employés') qui veillera à ce que toutes les personnes soient traitées équitablement et régulièrement en tenant dûment compte de leurs capacités, de leur potentiel, de leurs compétences et de leurs capacités.

L'IAPPR recrutera du personnel dans le cadre d'un processus ouvert et transparent:

  • Tous les messages seront affichés publiquement pour s'assurer qu'ils atteignent un large public.
  • Tous les postes auront une description de poste et une spécification de personne reflétant fidèlement les tâches, les niveaux de responsabilité, les compétences nécessaires et souhaitables, l'expérience, les connaissances et les aptitudes requises.
  • Le comité d'entrevue présélectionnera indépendamment les candidats et convenir d'une liste de questions préétablie afin de s'assurer que chaque candidat est interviewé et noté de façon uniforme.

Les offres d'emploi seront faites en conséquence.

Les candidats retenus peuvent être invités à fournir des détails sur la race, le sexe, la religion et le handicap, ce qui permet à l'IAPPR de suivre l'égalité des chances dans le processus de recrutement. Toute information reçue sera traitée conformément à la loi sur la protection des données.

Les conditions d'emploi seront revues régulièrement pour s'assurer qu'aucun membre du personnel ou bénévole ne fait l'objet de discrimination.

L'IAPPR gère un système de traitement des griefs et des questions disciplinaires afin de garantir l'équité et la cohérence du traitement des individus. (Les procédures complètes sont définies dans 'Manuel des employés').

Bénévoles

L'IAPPR est engagé à l'égalité des chances dans ses politiques pour les bénévoles comme pour les employés rémunérés.

Harcèlement

Le harcèlement est un comportement physique, verbal ou non verbal qui est indésirable et offensant pour le destinataire et qui le fait se sentir menacé, humilié, intimidé, patronné, dénigré, victime d'intimidation ou harcelé.

La manière dont les plaintes de discrimination et de harcèlement illicites seront traitées

La discrimination et le harcèlement sont souvent des questions complexes, et il n'y a pas de façon unique de traiter chaque cas présumé ou présumé. Dans certains cas, les employés peuvent être en mesure de traiter de manière informelle un problème de manière informelle en le soulevant avec leur supérieur immédiat.

Si un employé a l'impression d'avoir été harcelé par un tiers, il doit d'abord parler à son supérieur hiérarchique, en fournissant tous les détails de sa plainte, pour voir si le problème peut être résolu de manière informelle.

Si un employé souhaite déposer une plainte officielle, il doit utiliser la procédure de règlement des griefs de l'IAPPR, qui est énoncée dans le manuel de l'employé.

L'IAPPR traitera sérieusement toutes les allégations de discrimination ou de harcèlement illicites.

Si un employé est accusé de discrimination ou de harcèlement illicites

Si un employé est accusé de discrimination illégale ou de harcèlement, l'IAPPR mènera une enquête approfondie.

Au cours de l'enquête, l'employé aura l'occasion de répondre à l'allégation et de fournir une explication de ses actions.

Si l'IAPPR conclut qu'il n'y a pas eu de discrimination ou de harcèlement illégal, ce sera la fin de l'affaire.

Si l'IAPPR conclut que la réclamation est fausse ou malveillante, le plaignant peut faire l'objet de mesures disciplinaires.

Si, par ailleurs, l'IAPPR conclut que les actions de l'employé constituent une discrimination ou un harcèlement illégal, il peut faire l'objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'à un renvoi sans préavis pour faute lourde.

La surveillance

L'IAPPR ne tolérera aucune forme de discrimination ou de harcèlement illégal dans l'environnement de travail et prendra des mesures concrètes pour empêcher que cela ne se produise.

À cet égard, l'IAPPR surveillera ses politiques et mettra en œuvre des changements afin de les améliorer au fur et à mesure que les attitudes sociales et la législation changent. Cet engagement s'applique à toutes les politiques et procédures de l'IAPPR en matière d'emploi, et pas seulement à celles qui concernent spécifiquement l'égalité des chances.

Service de livraison

L'IAPPR s'efforcera de faire en sorte que tous ses utilisateurs de services reçoivent un service de la plus haute qualité, accessible à un groupe d'utilisateurs aussi large que possible.

L'IAPPR reconnaît que différents groupes de personnes ont des besoins différents et peuvent nécessiter des services spécifiques (par exemple, un service pour les retraités ou les femmes seulement) mais continueront à appliquer ses politiques d'égalité des chances afin que les utilisateurs individuels soient traités de manière cohérente et équitable. .

L'IAPPR recherchera les opinions des utilisateurs à travers une variété de routes et s'assurera que leurs points de vue sont représentés.

L'IAPPR n'acceptera pas de comportement discriminatoire au sein de ses services. Si un utilisateur de service se comporte de manière discriminatoire, il lui sera expliqué pourquoi cela n'est pas acceptable et il lui sera demandé de ne pas répéter le comportement incriminé. Lorsqu'ils persisteront dans leur comportement, ils seront invités à partir et, dans des cas extrêmes, l'IAPPR envisagera de retirer ses services de cet utilisateur de service. L'utilisateur du service aura le droit de faire appel.

Si un utilisateur de service estime que l'IAPPR n'a pas suivi la politique d'égalité des chances, il doit déposer une plainte via la procédure de réclamation.

 

IAPPR sociétés membres et leur personnel doivent:

  1. Comportez avec intégrité et sensibilité lorsqu'ils traitent avec des membres du public.
  2. Assurer les frais et les structures tarifaires sont claires pour le client ou le consommateur dès le départ.
  3. Faites attention lorsqu'ils traitent avec des clients potentiellement vulnérables, notamment en ce qui concerne leur capacité mentale et évaluer correctement si un client a la capacité, demander des conseils du parti 3rd et / ou se référant à toute loi pertinente dans chaque juridiction.
  4. Vérifiez que tous les logos ou des témoignages utilisés sur le site de l'entreprise ou dans sa publicité sont authentiques et utilisé uniquement avec l'autorisation des personnes concernées.
  5. Vérifiez que tous les bénéficiaires, les clients ou leurs représentants et les membres du public sont toujours traités de façon équitable, courtoisement et avec respect, indépendamment de la race, le sexe, la couleur, la croyance, l'âge ou l'orientation sexuelle.
  6. Présentez tous les rapports de manière claire et concise.
  7. Identifier et signaler tous les autres membres qui ne respectent pas ce code.
  8. Personnel des entreprises membres ne doit pas utiliser toute information à des fins personnelles. Là où il y a un conflit d'intérêts, ils doivent divulguer cela.

Présentation du processus

Les étapes clés suivantes doivent être suivies pour toutes les plaintes des clients reçues par le personnel de l'IAPPR:

  • Toutes les plaintes devraient être examinées tous les mois dans le cadre des réunions d'examen du SLA / CSAT.
  • Toute plainte où des mesures peuvent être prises pour éviter la récurrence doit être prise en compte et soulevée avec les gestionnaires / équipes appropriés à travers l'organisation.